JuriTRUST TOP 5: Contractmanagement? Waarom zou je…

(*Bron: Ligo 14 feb 2019)

Heb jij al je contracten op orde? Weet je precies wanneer welk contract afloopt? Of mis je ook wel eens een belangrijke termijn en spendeer je een hoop tijd aan het opzoeken van een document? Het is misschien wel het belangrijkste voor het bestaan van een bedrijf: het officieel vastleggen van afspraken met leveranciers en klanten. Dit om eventuele risico’s te vermijden, kosten te kunnen bewaken en verwachtingen duidelijk op papier te hebben. Ondanks de cruciale rol die contracten spelen bij het bereiken van succes, is het (handmatig) beheren daarvan vaak een pijnpunt binnen een organisatie. Wat het gevolg is wanneer je je contractmanagement niet op orde hebt? Dat leggen we je hier uit aan de hand van een nieuwe TOP-5!

Wat is het doel van contractmanagement?

Het is waarschijnlijk wel duidelijk hoe belangrijk het voor je bedrijf is om alle juridische zaken helemaal op orde te hebben. Lees anders ook even de andere blogs op onze site! Om onnodige risico’s te vermijden doe je er goed aan om je contracten te beveiligen en het proces van het beheren van contracten niet uit het oog te verliezen; van het opstellen tot het ondertekenen, opslaan, verlopen en vernieuwen. Dat doe je bi voorkeur door al je juridische zaken bij elkaar te houden op één plek. Het doel hiervan is dat je het volledige overzicht behoudt, afspraken met onder meer klanten en leveranciers goed terug kunt vinden en je nooit meer een belangrijke termijn hoeft te missen. Zo voorkom je verrassingen, zoals stilzwijgende contractverlengingen of automatische prijsverhogingen, en verlaag je de risico’s doordat je contracten niet meer handmatig beheert. Dat kun je bijvoorbeeld doen door contractmanagement software te implementeren, maar dat hóeft echt niet. Hoe ouderwets wellicht ook: een excel overzicht van je contracten en alle daarbij horende informatie is ook al heel effectief. Waar het uiteindelijk om gaat bij contractmanagement is dat jij overzicht houdt!

1. Gemiste omzet

Wanneer je contracten handmatig of op verschillende plekken beheert, is het moeilijk om elke termijn bij te houden en er op tijd bij te zijn voor het verlengen, beëindigen of heronderhandelen van afspraken. Sterker nog, als contracten zoek zijn is het afdwingen van betere voorwaarden niet zo eenvoudig. Want hoe weet je nu wat de contractuele afspraken waren en of die wel worden nagekomen? Een gemiste kans voor het bedrijf, omdat zo’n deadline dient als contactmoment met de klant of leverancier om behoeften te bespreken en mogelijkheden biedt opnieuw te onderhandelen over prijzen. Of misschien wilde je de samenwerking wel stoppen, maar ben je nu te laat en zit je nog een jaar aan dat contract vast… Met goed contractmanagement (bijvoorbeeld door gebruik van speciaal daarvoor bestemde contract management software) voorkom je problemen.

2. Contracten die in verkeerde handen terechtkomen

Opslag is een van de belangrijkste onderdelen van de lifecycle van contracten. En dat kan, zeker wanneer je contracten nog op papier in de archiefkast bewaart, behoorlijk riskant zijn. Want hoe zorg je er nu voor dat een contract niet in verkeerde handen valt? Als je alle contracten niet op één plek bewaart, is het een hele uitdaging om de veiligheid ervan te waarborgen. Bovendien kun je sinds de intreding van de AVG/Privacy wet in mei 2018 torenhoge boetes krijgen als je gegevens in contracten niet goed of te lang bewaart. Met goed contractmanagement bewaar je al je documenten op dezelfde plek (heel hip: in de cloud!) en stel je zelf in wie welk document mag inzien en bewerken, zodat vertrouwelijke informatie ook echt vertrouwelijk blijft.

3. Fouten

Inefficiënte processen voor het opstellen en ondertekenen van contracten kunnen ertoe leiden dat er fouten in contracten staan en de verkeerde personen een contract goedkeuren of ondertekenen. Bovendien kan het vertraging voor het opstellen van contracten als gevolg hebben, wat weer impact kan hebben op je inkomsten. Hoe weet je dat iedereen de juiste templates voor bepaalde contracten gebruikt en er niet per ongeluk één pakt waar nog een verouderde clausule in staat? Door contractmanagement te automatiseren heb je altijd toegang tot de meest recente versie van een contract en vermijd je dit soort risico’s. Het is daarnaast een stuk handiger voor iedereen dat er slechts één platform is waar alle templates te vinden zijn.

4. Onnodige kosten en verloren tijd

Het is voor een werknemer niet alleen frustrerend om archiefkasten of e-mails door te spitten op zoek naar het juiste contract, je verspilt er ook tijd en talent mee. Termijnen van documenten wil je niet handmatig bijhouden. Liever ontvang je een automatische reminder zodra het tijd is om de afspraken te herzien. Als je geautomatiseerde contractmanagement gebruikt, hoeft niemand dit vervelende werk meer te doen en kunnen werknemers zich meer concentreren op strategisch werk dat rechtstreeks van invloed is op de groei, opbrengst en schaalbaarheid van een bedrijf. Zo verminder je de tijd die aan handmatig contractbeheer werd besteed en kan iedereen zich richten op productievere taken.

5. Imagoschade

Als jij je contracten niet op orde hebt, kan dat vervelende gevolgen voor jou en je bedrijf hebben. En wat denk je dat klanten en leveranciers ervan vinden? Wanneer je niet meer weet wat gemaakte afspraken zijn, je automatisch akkoord gaat met prijsverhogingen of je geen vragen stelt over afspraken, komt dit onprofessioneel over en kan dit jullie samenwerking schaden. Ook potentiële investeerders zullen willen weten hoe je al je zaken hebt geregeld. Als je je zaken dan niet op orde hebt, kan het zomaar zijn dat de investering niet doorgaat. Hoog tijd dus om volledige controle over al je juridische zaken te krijgen en aan de slag te gaan met professioneel contractmanagement!

Daarom dus!

Kortom: er zijn meer dan genoeg redenen om binnen jouw bedrijf je contractmanagement op orde te brengen (en houden!). Dat is geen overbodige luxe, maar simpele noodzaak. Speciale software is een aanrader, maar geen must. Iets is vaak al beter dan niets. Kijk dus wat voor jouw bedrijf het beste werkt. En bedenk: alle begin is lastig. Heb je nog nooit écht aan contractmanagement gedaan en staat het nu op de agenda, dan kan de berg contracten en te verzamelen informatie je boven het hoofd stijgen. Rustig blijven ademhalen en gewoon beginnen. Zie je door de bomen het bos niet meer? Bel dan vooral even, dan helpen wij je!

Wil jij je contractmanagement goed regelen?

Wij helpen je er graag bij. Neem contact met ons op, dan bespreken we de mogelijkheden!