JuriTRUST Top 5: documenten die je als ondernemer op orde móet hebben!

Of je nu een startende ondernemer bent of een oude rot in het vak: juridisch je zaken op orde hebben is belangrijk! Misschien niet het leukste onderdeel van ondernemen (want wat kan het sáái zijn), maar wel de basis van een heleboel dingen die je als ondernemer op je bureau krijgt. En die basis leg je maar beter goed vast. Dat zou je in de toekomst wel eens een boel ellende kunnen schelen.

Welke 5 documenten mag je écht niet op de lange baan schuiven?

1. Een goede aandeelhoudersovereenkomst

Vooropgesteld: een aandeelhoudersovereenkomst is niet verplicht. Toch is het aan te raden om er een op te stellen wanneer je samen met andere aandeelhouders in het ondernemersavontuur bent gestapt, of kapitaal aan hebt getrokken en financiers dat doen in ruil voor aandelen. Natuurlijk, de statuten (en de wet) regelen echt wel een hele hoop zaken, maar de finesses leg je het beste vast in een aandeelhoudersovereenkomst.

In de aandeelhoudersovereenkomst regel je alles wat niet is opgenomen in de wet of de statuten, of waar je van af wilt (en mag) wijken. In tegenstelling tot de statuten zijn aandeelhoudersovereenkomsten een stuk flexibeler, wat zeker in de start-up fase van je bedrijf heel handig kan zijn. Daarnaast kun je een aandeelhoudersovereenkomst geheim houden voor de wereld, terwijl statuten openbaar zijn doordat ze gedeponeerd worden bij de KVK.

Wanneer moet een aandeelhouder zijn aandelen aanbieden? Wil je een volmacht beperken? In geval van conflict eerst arbitrage? Je kunt het allemaal regelen in de aandeelhoudersovereenkomst.

2. Algemene voorwaarden

Ook niet verplicht maar in veel opzichten wél heel handig. En of je nu wilt of niet: als zelfstandig ondernemer krijg je hoe dan ook te maken met contracten. Je distributeur, afnemer, agent, leverancier en ga zo maar door willen allemaal weten waar ze aan toe zijn en afspraken met je maken. Een hele klus als je dan alle details van garanties, betalingstermijnen, bedenktermijnen etc telkens met iedereen apart in een contract moet uit onderhandelen.

Het is gemakkelijker en je verkleint er je risico als ondernemer mee door standaardregels op te nemen in zogeheten Algemene Voorwaarden. Daarin zet je alle voorwaarden zoals die gelden wanneer iemand zaken met jou doet. Denk bijvoorbeeld aan het (gedeeltelijk) uitsluiten van aansprakelijkheden. Met solide Algemene Voorwaarden sluit je een boel risico’s uit en dus zijn goede algemene voorwaarden cruciaal.

3. Een goede factuur

Het klinkt als een open deur, een goede factuur als een van de 5 documenten die je als ondernemer zéker niet mag vergeten. Die factuur staat bovenaan je lijst natuurlijk, want wat is er leuker dan beloond worden voor hard werken?

Toch is een goede (of beter: correcte) factuur nog best een dingetje. Een foutieve of onvolledige factuur kan behoorlijk verstrekkende gevolgen hebben, met name in conflictgevallen of bij gerechtelijke procedures!

Geen KVK-nummer of factuurdatum? Dan kun je een dagvaarding wel op je buik schrijven. Zonder KVK nummer kan niet vastgesteld worden wíe precies factureert.  En zonder factuurdatum is er geen verval van de betalingstermijn, waardoor je ook niet kunt claimen dat iemand te laat betaald. Een goede factuur omvat dus áltijd de volgende gegevens:

  • Volledige NAW-gegevens van debiteur, (met voorletters bij consument)
  • Factuurdatum
  • Factuurbedrag
  • KvK-nummer
  • Bankrekeningnummer
  • Omschrijving van verleende diensten of geleverde goederen

De meeste boekhoudsystemen geven je een standaard factuuroptie om te completeren. Zet er je logo op, maar check ook altijd even of bovenstaande items goed zijn opgenomen! Oh en als je slim bent, verwijs je in je factuur ook even naar je algemene voorwaarden.

4. Arbeidscontracten & een goed personeelsdossier

Ben je een ondernemer met personeel, zorg dan dat je arbeidscontracten op orde zijn. Hierin regel je de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Natuurlijk het salaris, het aantal vakantiedagen en hoeveel uur je wilt dat iemand werk voor je verricht, maar denk ook aan zaken als een concurrentiebeding of territoriumbepaling wanneer je niet wilt dat iemand na ontslag meteen met jouw idee aan de haal gaat.

Je kunt trouwens ook zaken in andere documenten dan het arbeidscontract. In het arbeidscontract verwijs je dan naar deze documenten. Denk bijvoorbeeld aan een Social Media Protocol, een pensioenregeling die je aanbiedt of de lease auto. Zo blijft je arbeidsovereenkomst een kort en duidelijk document.

Als je als ondernemer personeel in dienst hebt, dan is een personeelsdossier cruciaal! Daarin file je het arbeidscontract en alle afspraken die je nadien nog maakt met de werknemer. Het omvat ook de verslagen van functioneringsgesprekken en toont welke verbetertrajecten je eventueel met een werknemer hebt afgesproken. Afwezigheid, (langdurige) ziekte, reintegraties: alles wat van toepassing is op jouw werknemers registreer je in de personeelsdossiers. Mocht je ooit in de positie verkeren waarin je een werknemer wilt ontslaan, dan moet je aan strikte voorwaarden voldoen. Heb je geen goed opgebouwd personeelsdossier, dan kun je het bij de rechter wel schudden. En loop jij het risico dat je de werknemer gewoon in dienst moet houden.

Een goed bijgehouden dossier is trouwens niet alleen handig voor jouzelf als werkgever, ook je werknemer heeft er baat bij. Afspraken zijn zo altijd duidelijk en goed terug te vinden. Een win/win dus.

5. Privacy verklaring

Als ondernemer heb je een informatieverplichting voor wat betreft de persoonsgegevens die je verzamelt. Dat is een schriftelijke verplichting waarbij je beknopt en transparant, in begrijpelijke en makkelijk toegankelijke vorm, in duidelijke en eenvoudige taal aangeeft welke gegevens je verzamelt en wat je ermee doet. Simpel, toch? Niet helemaal. Een Privacy verklaring is een behoorlijk uitgebreid document.

De privacy verklaring zelf is trouwens géén overeenkomst. Je hebt dan ook geen toestemming nodig voor de privacy verklaring zelf. Die is er uitsluitend om te informeren. En dat informeren is voldoende. Uitgangspunt is dat je dat schriftelijk doet, maar op verzoek mag het ook mondeling. Als het maar voor iedereen duidelijk en begrijpelijk is.

Kan ik de privacy verklaring ook opnemen in mijn Algemene Voorwaarden of in een ander document? Goed idee, maar dat mag dus niet. Mensen moeten je verklaring gemakkelijk kunnen vinden en de informatie moet transparant zijn. Ze moeten er niet eerst naar hoeven zoeken in jouw “kleine lettertjes”.  De verklaring neem je op in een apart document, dat je vervolgens op een gemakkelijk toegankelijk plek ter beschikking stelt.  Alleen als je de privacy verklaring op tijd ter beschikking stelt voldoe je aan de informatieverplichting. Denk: website. Dat is niet verplicht, maar wel heel erg handig! Denk ook: via een linkje in een contactformulier, inschrijfformulier etc. En vooral ook: in je handtekening onderaan je mails. Zo geef je bij elk eerste contactmoment ook via de email meteen inzage in jouw privacy beleid!

Niet helemaal zeker of je alles op orde hebt in jouw bedrijf?

Wij helpen je graag om je juridische documentatie op orde te krijgen (of houden). Neem contact met ons op, dan bespreken we de mogelijkheden!